避免填写失误 用Excel轻松套印支票

浪迹天涯

对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作。使用电脑进行支票套印既可减少工作量，又能有效地避免填写失误，显然是个不错的选择。下面就以Excel2003为例介绍一下套印支票的具体操作。
一、精确设置套印位置
为了获得支票图样，你需要一台扫描仪或数码相机。把支票放入扫描仪，扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边，或者在扫描后再用图形处理软件进行修剪。最后把扫描的图像处理后保存为ZP.bmp。
编注：如果用数码相机拍照，可以将照片在Photoshop软件中放大尺寸，使它和实际的支票尺寸相同。
1．设置定位背景
启动Excel，单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框，把刚才保存的ZP.bmp设定为背景。单击工具栏上显示比例的下拉列表框，把显示比例设定为106%。
注：106%的比例是这样得来的。在把扫描的支票图设置为电子表格背景后，设置显示比例为100%，用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景支票等高的矩形，打印出来。量得打印出的矩形高为8.5厘米，直接量取支票的高度为8厘米，8.5÷8＝106%就是所需的比例。
2．设置界面及数据定位
通过拖动行、列标题的边界调整行高列宽，再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮，让支票中要每个要填写的位置均正好与一个单元格重合。对于日期的年月日、小写金额的个十百千的格子都只要合并在一个单元格就够了。对周围无关的单元格全部设置填充色以突出显示支票。然后在支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内容，并输入数据以便下一步设置时参考（图1）。

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二、格式及公式
1.基本公式
在C3、C4、B10单元格分别输入公式＝I16、＝K16、＝B16以显示科目、对方科目和金额。出票日期B7、H2都输入＝F16，收款人B9和H3＝A16，用途B11和G7＝H16。这一步让支票上的各个单元格分别引用16行中的相应单元格数据。
2.格式设置
选中A1：E13存根区设置为8号字、宋体、左对齐。再选中F1：L13支票区设置为10号字、宋体，左对齐。选中H4设置14号字，单击工具栏上的“B”按钮设置文字加黑，以突出显示大写金额。选中B9，右击选择“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项，以防收款人名过长时显示不完。同样对H3、H4设置“缩小字体填充”格式。选中存根的金额B10，右击从“设置单元格格式”的“数值”选项卡中设置分类为货币、小数2位。
3.小写日期
选中存根出票日期的B7单元格，右击选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入“yy mm dd”，不含引号且在yy与mm、mm与dd间均有4个半角空格（图2）。确定后就可以看到日期已经对准了。在类型中通过增加或减少半角空格数可直接调整年月日的间距。

4.大写日期
选中H2设置文字水平居中对齐，把字号设置为10号。右击H2选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入“[DBNum2]yyyy mm dd”，不含引号且年月日间同样以4个半角空格分隔，确定后，再适当调整H列宽度让日期对正位置即可。
5.小写金额
在小写金额的J5中输入公式=IF(B16
注：对于字号列表中没有的字号，只要在工具栏上的“字号”输入框中直接输入数字如10.5，然后回车即设置为10.5号字。
6.大写金额的处理
在大写金额的H4单元格中输入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF(INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&"角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)&"分")，回车确认后马上可以看到自动显示的大写金额。最后完成的效果如图（图3）。

此公式分三段分别对元、角、分进行计算获取大写数值并加上单位，再用&连接起来。公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")表示当B16的整数部分为0时不显示，否则将B16取整后转换成大写，并在后面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)表示对B16的值四舍五入保留2位小数，转换为大写后再提取最右边一个字，也就是分值的大写。
7.有效性设置
为了防止输入错误，应对A16:K16单元格分别设置有效性。选中B16，单击“数据/有效性…”，在“数据有效性”对话框中设置“允许”→“小数”、“数据”→“小于”、最大值→1000000000确定完成设置，这样当输入金额超出支票最大金额时就会有错误提示。
选中H16，单击“数据/有效性…”，在“数据有效性”对话框中设置“允许”为“序列”，在“来源”中输入“人工工资,工程费用,购买设备,建筑材料费”（不引号），切换到“出错警告”选项卡，单击取消“输入无效数据时显示出错警告”复选项前的√，确定后再选中H16就会显示一个下拉按钮，单击它可以从下拉列表中选择输入常用的项目，当然也可以直接输入新项目。I16、K16也具有类似要求亦应同样进行设置。

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三、打印设置
1.指定打印区域
选中B213区域，单击菜单“文件/打印区域/设置打印区域”。在此不要把第1行和A列设置为打印区域，因为通常打印机是无法实现无边距打印的，所以得保留这一部分做为页边距。
2.页面设置
画一个与A1重合的矩形，右击此矩形选择“设置自选图形格式”，从“大小”选项卡中查出矩形高度1.3厘米、宽度2.3厘米，这其实就是首行的行高和A列的列宽，也就是要设置的页面上边距和左边距的尺寸。
单击菜单的“文件/页面设置…”，在“页边距”选项卡中输入上1.3厘米、左2.6厘米，右、下边距则改为最小值0（图4）。由于支票长超过A4纸的宽度21厘米，所以对于A4幅面的打印机还应在“页面设置”的“页面”选项卡中反纸张方向选择为“横向”才能正常打印。然后单击“选项”按钮进入打印机设置界面，自定义纸张尺寸，直接输入纸的尺寸，这尺寸当然也要直接用尺子从支票上量取。不过实际上，对于大部分的喷墨打印机和针式打印机，你只要选择一个比支票大的纸张尺寸就可以正常打印了，并不需要完全一样的尺寸。

3.打印测试
放入一张复印的支票打印试试，一般打印机多少会有些偏差，只要从打印的样张上直接量取水平或垂直的偏移值，然后增减到相应的上、左页边距中即可。设置为背景的支票虽然在屏幕上可以看到，但是并不会被打印出来，所以无需考虑。
4.保护工作表
选中A16:K16区域右击选择“设置单元格格式”，在“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项，确定返回。单击“工具/保护/保护工作表”，在弹出窗口的“允许此工作表的所有用户进行：”选项列表中只选中“选定的单元格”选项，确定完成工作表保护设置。这样在工作表中除了A16:K16单元格区域外，其它单元格将无法选中，也不能调整行高列宽，这样就不用担心会因误操作影响支票套印效果了。最后把此工作薄命保存为“支票套印.xls”备用。
OK，到此支票套印的模板已经完成了，以后需要打印支票时，只需打开“支票套印.xls”，在A16:K16输入支票的内容，基本上只要输入金额和日期其它都可从下拉列表中选择输入，然后放入支票打印即可。
注：如果没有扫描仪或数码相机，只要直接量取支票中各文字的位置，再逐一设置行高列宽也同样可以实现准确定位套印，只是要多花一些时间。直接量取的1厘米大约等于Excel中的行高数值28.5、列宽数值4.4，你可以根据它换算出各行列的尺寸。