[讨论] 六步掌握外贸ERP系统人力资源管理功能 企业信息化, 解决方案

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        随着外贸企业不断发展，企业的触角逐渐拓展到全世界各个地方。无疑国际贸易企业对我国外贸企业影响也越来越深刻。ERP系统体现了当今国际上最先进的企业现代化管理理念，我国也有不少外贸企业成功引进ERP系统管理企业。ERP系统帮助外贸企业在提升管理水平，增加核心竞争力，综合利用企业所有资源等方面取得了重大的突破。特别是对人力资源管理方面，健硕累累。
一、ERP系统简介
（一）ERP系统的管理思想
    ERP：英文为Enterprise Resource Planning，企业资源规划。ERP是由美国Gartner Group咨询公司在1993年首先提出的，作为当今国际上一个最先进的企业管理模式，它在体现当今世界最先进的企业管理理论的同时，也提供了企业信息化集成的最佳解决方案。它把企业的物流、人流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。
（二）外贸ERP系统的主要宗旨
        其主要宗旨是对外贸企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。所以，外贸ERP首先是一个软件，同时是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合体，也就是先进的管理思想借助电脑，来达成企业的管理目标。
（三）外贸ERP系统的核心目的
　　外贸ERP的核心目的就是实现对整个供应链的有效管理，主要体现在以下三个方面：
1、体现对整个供应链资源进行管理的思想
        在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。
        换句话说，现代企业竞争不是单一企业与单一企业间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。外贸ERP系统实现了对整个企业供应链的管理，适应了企业在知识经济时代市场竞争的需要。
2、体现精益生产同步工程和敏捷制造的思想
        外贸ERP系统支持对混合型生产方式的管理，其管理思想表现在两个方面：其一是“精益生产LP(Lean Production)”的思想，它是由美国麻省理工学院(MIT)提出的一种企业经营战略体系。即企业按大批量生产方式组织生产时，把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，企业同其销售代理、客户和供应商的关系，已不再简单地是业务往来关系，而是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了一个企业的供应链，这即是精益生产的核心思想。
        其二是“敏捷制造(Agile Manufacturing)”的思想。当市场发生变化，企业遇有特定的市场和产品需求时，企业的基本合作伙伴不一定能满足新产品开发生产的要求，这时，企业会组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链，形成“虚拟工厂”，把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用“同步工程(SE)”，组织生产，用最短的时间将新产品打入市场，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性，这即是“敏捷制造”的核心思想。
3、体现事先计划与事中控制的思想
        外贸ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。 　　
        另一方面，外贸ERP系统通过定义事务处理（Transaction）相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。 　　
        此外，计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现，要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，以便在有机组织中充分发挥每个的主观能动性与潜能。实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织机构的转变，提高企业对市场动态变化的响应速度。 　　
        总之，借助IT技术的飞速发展与应用，外贸ERP系统得以将很多先进的管理思想变成现实中可实施应用的计算机软件系统。
二、人力资源管理系统的发展
        人力资源管理系统（Human Resource Management System，简称HRMS）从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以一种相容、一致、共享、易检索的方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息统一管理。
        HRMS不仅减轻了企业HR（人力资源）部门工作人员的劳动强度，提高了工作效率，还为企业决策层提供了决策支持。它带给企业的不仅仅是效率上的提高，也是管理观念的转变，在现代企业管理上已经逐步得到认同和运用。人力资源管理系统有其自身的发展进程，主要分为以下三个阶段：
（一）薪资计算系统时代
    人力资源管理系统的发展历史可以追溯到20世纪60年代末期。随着计算机技术进入实用阶段，第一代人力资源管理系统应运而生。
（二）人事管理系统时代
        第二代人力资源管理系统出现于20世纪70年代末。随着计算机技术的飞速发展，第二代薪资管理系统基本上解决了第一代系统的主要问题，开始记录员工的基本信息。这个时代的管理系统以薪资处理为主，并兼具了一部分人事信息管理的功能。
（三）人力资源管理系统时代
        第三代人力资源管理系统是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将所有与人力资源相关的数据统一管理，形成了集成的信息源。友好的界面， 强大的报表生成、分析工具和信息共享等使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人员规划和政策。
三、外贸ERP系统的人力资源管理模块
        以往的外贸ERP系统基本上都是以生产制造及销售过程(供应链)为中心的。因此，长期以来一直把与制造资源有关的资源作为企业的核心资源来进行管理。但近年来，企业内部的人力资源，开始越来越受到企业的关注，被视为企业的资源之本。
        在这种情况下，外贸企业对人力资源管理需求增加。不少外贸企业把它作为了一个独立的模块，加入到外贸软件之中，和ERP系统中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成性的企业资源管理系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。
（一）人力资源规划的辅助决策
        对于企业人员、组织结构编制的多种方案，进行模拟比较和运行分析，并辅之以图形的直观评估，辅助管理者做出最终决策。 　　
        制定职务模型，包括职位要求、升迁路径和培训计划，根据担任该职位员工的资格和条件，系统会提出针对本员工的一系列培训建议，一旦机构改组或职位变动，系统会提出一系列的职位变动或升迁建议。 　　
        进行人员成本分析，可以对过去、现在、将来的人员成本作出分析及预测，并通过外贸ERP集成环境，为企业成本分析提供依据。
（二）招聘管理
        人才是企业最重要的资源。优秀的人才才能保证企业持久的竞争力。招聘系统一般从以下几个方面提供支持： 　　
        a进行招聘过程的管理，优化招聘过程，减少业务工作量； 　　
        b对招聘的成本进行科学管理，从而降低招聘成本
        为选择聘用人员的岗位提供辅助信息，并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘。
（三）工资核算
        a能根据公司跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制定与之相适应的薪资核算方法。 　　
        b与时间管理直接集成，能够及时更新，对员工的薪资核算动态化。 　　
        c回算功能。通过和其它模块的集成，自动根据要求调整薪资结构及数据。
（四）工时管理
        a根据本国或当地的日历，安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表。 　　
        b运用远端考勤系统，可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中，并把与员工薪资、奖金有关的时间数据导入薪资系统和成本核算中。
（五）差旅核算
　　系统能够自动控制从差旅申请，差旅批准到差旅报销整个流程。并且通过集成环境将核算数据导进财务成本核算模块中去。
四、外贸ERP人力资源管理系统的需求分析
    需求分析是指在充分了解客户情况，与客户一起讨论对系统的具体要求方案，制定出一套用户对系统的需求方案。系统需求分析按照自顶向下、由大到小，可分为三步。
        首先，确定客户的性质和背景。其次，针对客户的特点和业务流程特点进行详细分析。最后，结合各种软件的不同功能对客户的需求进行分析。
（一）系统的功能需求
        外贸ERP人力资源管理系统完成的任务虽然随着企业的不同而有所差异，但对其任务进行归纳和划分后可将系统分为几个共同的功能需求模块，对于其他特殊的需求使用用户自定义的方式进行解决。外贸ERP人力资源管理系统主要功能需求为下列六大部分，每个部分给出了一些具体的功能需求。
        （1）人力资源计划部分：企业的人力资源需求计划信息管理等等。（2）员工管理部分：员工各种信息的输入等等。（3）培训管理部分：员工培训信息的输入，包括员工基本信息等等。（4）考勤管理部分：考勤部门及人员的设置；考勤机的设置与分配等等。（5）合同管理部分：企业劳动合同的类型定义，以及合同的特殊条款等等。（6）保险管理部分：各类保险项目和缴费金额的定义等等。
（二）系统的数据需求
    在分析了人力资源系统的基本功能需求以后，根据每类具体的功能，分析实现该功能所需要的数据。
        根据前述的六大类需求功能，并结合日常人力资源管理中需要的各类报表，依次分析需要的数据库表。
五、外贸ERP人力资源管理系统的概要设计
        根据人力资源系统的需求分析，概要设计使用一些建模软件对其进行分析建模，产生需求分析对应的实体关系图（ERD）、数据流图、状态变迁图、数据字典等。概要设计阶段主要包含数据设计、体系结构设计、接口设计和过程设计。
（一）系统的体系结构
        利用前述的人力资源管理需求分析，得到外贸ERP人力资源管理系统的体系结构图，它包含六个大的功能模块，每个模块根据其对应的需求分析可设计出类似的模块功能结构图。系统体系结构图是对系统进行的模块化抽象，为系统的后续设计开展作好初步的准备。
（二）系统建模
        系统在进行体系结构划分后，通常要借助一些建模语言为系统建立专门的数据和对象模型，以便根据模型进行具体的实施UML统一建模语言（U2nified Modeling Language ）是用来为面向对象开发系统的产品进行说明、可视化和编制文档的方法，它被OMG组织采纳后，取代软件行业众多的分析、设计及建模方法，成为软件建模的统一国际标准。UML采用Use-Case图描述用户所关心的系统功能，而Use-Case （用例）代表的是外部执行者所理解的系统功能。Use-Case图主要确定系统的角色和用例。根据UML建模思想，利用相关系统分析建模软件，建立外贸ERP人力资源管理系统的各部分模块的Use-Case图。
（三）系统功能的实现
    利用前面建立的系统体系结构图，分析每个原始模块的功能，及其实现的流程和算法等。下面以系统中的“培训管理”子模块为例，它是一层次结构图，最底下的为原始模块，即不再划分而没有包含其他子模块的模块。
    “教员信息”的功能是对培训教员信息的管理和评价，其业务处理 流程和算法包括：录入教员姓名、性别、学历。“培训资源信息管理”的功能是管理培训过程中所使用到的培训资源、为培训过程提供资源准备，业务处理、流程和算法包括：（1）培训资源由用户自定义，它是培训过程中所需要的资源；（2）录入字段包括资源代号、资源名称、资源价钱、资源数量。其他原始模块的功能、业务处理、流程和算法与上类似。
六、外贸ERP 环境下企业人力资源管理的发展趋势
    外贸ERP 的实施对企业管理方式产生了巨大冲击：由于计算机网络技术的应用，客观上重新分配了企业的内部权力；通讯和网络技术的应用，使顾客和员工能在获得更多相关信息基础上，提高反应速度和灵活性，创造更多机会；技术的发展将不断地重新定义工作时间和工作方式。外贸ERP 环境下人力资源管理的发展主要表现在三个方面。
（一）提高员工工作生活质量成为人力资源管理的核心目标之一
        外贸ERP 使组织结构扁平化成为可能。一方面，网络状分布的组织团队代替了固定的工作部门或职位，出现了跨职能、跨部门的团队。在企业内部，团队与团队之间是独立的，又是互补的，从而产生整体大于部分之和的综合效果。 团队是由成员依其专长(而非职务)和任务的需要而自主构成，团队的绩效可以由其任务的完成状况获得评价后得到相应的报酬。另一方面，信息网络使主要承担上下之间信息沟通的中间管理层失去应用的价值而遭到裁减。 结果，企业中的较高职位减少了，使得传统的升迁途径减少了，导致职业发展中沿着组织层级向上攀升的机会也大大减少了。
        在适应未来发展的企业人力资源发展系统中，工作并非职位而是任务，同时任务又是在不断变化的。稳定的、机械性的、重复性的工作，基本上被机器所取代，或者将被“外包”，最终只剩下脑力的、创造性的工作。“知识工作者”利用自己的知识和创新能力，提供产品和服务的附加价值。人们不再把追求高级管理职位作为职业发展的主要目标，他们需要的是较大的自主权和工作弹性，以发挥他们较高的生产能力。随着技术水平的不断提高，员工在企业中的地位越来越重要，满足员工工作生活质量的要求成为信息时代人力资源管理的核心目标之一。
（二）组织结构将被重新设计
        基于 外贸ERP 的管理思想，重新进行外贸ERP中人力资源管理的组织设计显得十分必要。组织设计将改变传统的依据功能来组织生产、市场与销售、研究与开发、财务等业务部门的做法，而是实行组织结构方面的扁平化和网络化。
        在传统的金字塔式组织结构中，强调的是命令与控制，重视清晰地描述员工的任务，因此组织对员工的期望是明确的；员工的晋升路线也基本是垂直晋升，晋升意味着责任的增大、 地位的提高与更高的报酬；人力资源管理的全部信息都集中在组织的最高管理层。
（三）人力资源职能发生转变
        传统的企业人力资源管理工作大致可分为两方面，一种是作业性的，另一种是战略性的。 所谓作业性项目指的是考勤、人事档案管理、绩效考评、薪资福利等行政性和总务性的工作。 而战略性项目包括人力资源政策的制定、执行, 帮助中高层主管的甄选, 员工的教育、 培训、 生涯规划、组织发展规划和为业务发展开发、留住人才等等，具有相当的前瞻性。把一些非核心的、过于细节化的传统性人事管理业务外包出去，也将成为企业提升人力资源竞争力的选择，因为这种作业附加值很低，使人分心并偏离重要的战略事务，不利于提升人力资源管理的形象和重要性。这些传统事务将被分离出去,由其他部门或成立“员工事务部”之类的机构去管理，而人力资源部专注于系统性全局性的战略事务。